Prozessscreening
Gemeinsam mit der Bayerischen Staatsregierung analysieren wir Geschäftsprozesse in der Verwaltung und heben digitale Potenziale.
Wir wollen digitale Potenziale in der bayerischen Staatsverwaltung heben. Unser Ansatzpunkt dafür sind die Geschäftsprozesse aller Ministerien und der Staatskanzlei. Zusammen wollen wir verwaltungsinterne Abläufe vereinfachen, beschleunigen und flexibilisieren, so dass die Menschen in Bayern davon profitieren.
Ausgangslage
Beim Prozessscreening analysieren wir die Geschäftsprozesse in der Staatsverwaltung. Geschäftsprozesse definieren wie ein bestimmte Ereignis (Input) innerhalb der Verwaltung bearbeitet wird und was am Ende dabei herauskommt (Output). Dabei können wir auf umfangreiche Vorarbeiten in den jeweiligen Ministerien zurückgreifen.
Wir arbeiten aktuell an einer Prozesslandkarte, die alle Prozesse in allen Ministerien und der Staatskanzlei erfassen soll. Gleichzeitig führen wir aktuell ein Pilot-Screening durch, in dem ein Prozess über alle Häuser detailliert erfasst und analysiert wird. Anschließend soll gemeinsam mit den Ministerien herausgearbeitet werden, wie dieser Prozess im Idealfall aussieht (“Ist” versus “Ziel”), und wie dieses Ideal möglicherweise erreicht werden kann.
Methodik
Für das Prozessscreening gibt es in etlichen Ministerien schon Ansätze, um Abläufe zu optimieren und zu digitalisieren. Gleichzeitig weisen unsere Kunden teils ganz unterschiedliche Bedürfnisse auf. Mit einem Mix an Methoden und Technologien gehen wir daher auf die jeweiligen Belange ein und bündeln die Ergebnisse in einem Modell, das für alle Stakeholder ein gutes Ergebnis darstellt. Dabei gehen wir iterative, also schrittweise, und strikt lernorientiert vor. Grundlage für das Prozessscreening (Aufnahme der Ist-Prozesse) und die Entwicklung der Ziel-Prozesse sind wissenschaftliche Erkenntnisse zur Prozessoptimierung. Die wissenschaftliche Begleitung des Projekts erfolgte durch Expertinnen und Experten von Fraunhofer FOKUS.
Nächste Schritte
Noch im ersten Halbjahr 2023 wird das Pilot-Screening abgeschlossen. Darauf aufbauend entwicklen wir einen skalierbaren Ziel-Prozess, der Synergien für die Bayerische Staatsregierung schaffen soll. Nach dem erfolgreichen Abschluss dieser ersten Projektphase, stehen weitere Prozesse zur Optimierung an.
