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Ausschreibung, aber agil
Wir befinden uns mitten in der digitalen Transformation. Das betrifft auch die Art und Weise, wie der Staat Produkte und Dienstleistungen beschafft. Cloud oder Software-as-a-Service werden künftig häufiger nachgefragt werden und erfordern eine andere Herangehensweise als Bürostühle oder Kugelschreiber. In unserem Workshop „Innovative Beschaffung in Zeiten digitaler Transformation“ haben wir gemeinsam mit KOINNO, Staat-up e.V. sowie Vertreterinnen und Vertretern der öffentlichen Verwaltung wichtige Learnings zum Thema agile Vergabe herausgearbeitet.
Wichtigste Erkenntnis: Das Vergaberecht schränkt uns hier nicht ein. Vielmehr geht es darum, neu zu denken und sich auf innovative Verfahren einzulassen. In anderen Worten: Weniger Werk- und mehr Dienstvertrag! Also nicht die Lösung vorwegnehmen, sondern erst einmal das Problem erkennen und dann in mehreren Schritten eine immer bessere Lösung entwickeln.
Ein Punkt, der dabei für intensive Diskussionen sorgte, war die Unsicherheit wenn das Beschaffungsziel ein “moving target” ist. Wenn also bei Beginn der Ausschreibung noch nicht klar ist, wie das fertige Produkt oder der zu beauftrafgende Service genau aussehen wird. Hier konnten die Bedenken der Teilnehmerinnen und Teilnehmer aber zerstreut werden. Agile Methoden, die Entwicklung von testbaren Prototypen beziehungsweise einem “minimum viable product” und die Entwicklung von Lösungen zusammen mit den künftigen Anwenderinnen und Anwendern, ist noch nicht gelebte Praxis in der Verwaltung, bietet aber die Lösung für das oben genannte Problem.
Digitaler Mindshift in der Verwaltung
Ein iteratives Vorgehen, kombiniert mit Tests durch die Nutzerinnen und Nutzer, führt dazu, dass auch der Staat Produkte oder Services bekommt, die dem tatsächlichen Bedarf entsprechen und die denjenigen, die sie nutzen den größten Nutzen bieten. Beeindruckend war, wie offenen die Teilnehmenden die für sie neuen Ansätze aufgenommen haben. Diese Aufgeschlossenheit, den Mut neue Wege zu gehen und die Bereitschaft innovative Ansätze auszoprobieren braucht es, um den digitalen Mindshift in der Verwaltung weiter voranzutreiben.
