Dein zentrales Postfach für die Verwaltung der Zukunft

Deutschland hat mit digitalen Behördenbriefkästen schon einmal experimentiert: Stichwort De-Mail. Die Idee: ein sicheres Online-Postfach für alle, rechtssicher und datenschutzkonform, direkt für den Kontakt mit der Verwaltung. Die Realität? Komplex, unattraktiv in der Nutzung, und – da nur wenige Behörden die De-Mail einsetzten - wenig Mehrwert für Bürgerinnen und Bürger wie für Behörden. Zu wenige Datenflüsse, wenig Integration, kaum spürbarer Nutzen.  

Der zentrale Fehler: Bei der Digitalisierung wurde zu wenig auf Nutzererfahrung und echten Mehrwert geachtet. Digitale Lösungen sind oft komplizierter als der Gang zum Bürgeramt, oft kommt Verwunderung statt Begeisterung auf. Das Vertrauen, dass Digitalisierung das Leben wirklich leichter macht, das fehlt schlicht.

in zentraler Briefkasten mit der Möglichkeit zu antworten – Stichwort: Bi-Direktionalität - für Deine Behördenpost wäre der logische nächste Schritt ins digitale Zeitalter. 

Was bringt es Dir (und uns allen)? 

• Alles an einem Ort: Über ein zentrales, sicheres Postfach bekommst Du alle Nachrichten, Bescheide, Erinnerungen und Dokumente von Behörden übersichtlich an einer Stelle. 

• Digitale Interaktion: Du kannst direkt auf Behörden Schreiben antworten, fehlende Unterlagen hochladen, Rückfragen stellen – alles digital. 

• Zeitersparnis: Keine unnötigen Wege, kein Suchen nach Zuständigkeiten, weniger Formulare. 

• Mehr Sicherheit: Die digitale Zustellung ist nachverfolgbar und datenschutzkonform, deutlich sicherer als viele aktuelle Wege. 

• Offenes Ökosystem: Andere Lebensbereiche könnten in Zukunft angebunden werden, z.B. Banken, Energieversorger, Versicherungen – selbstverständlich nur mit Deinem Einverständnis. 

• Anstoßen von Verwaltungsprozessen: Langfristig könnten Behörden (mit Deiner Zustimmung) sogar proaktiv relevante Informationen oder Leistungen bereitstellen (Stichwort "Push-Government"). 

Aus internationalen Vorbildern wie z.B. Dänemark, Estland, Australien lässt sich lernen: Erfolgreiche Lösungen sind einfach, integriert, offen und begeistern durch echten Mehrwert. Unser Whitepaper leuchtet dabei zahlreiche Gestaltungsoptionen, Erfolgsfaktoren und Praxisergebnisse aus. 

Im Kern braucht es: 

• Konsequente Nutzerzentrierung: Die Lösung muss für Bürgerinnen und Bürger einfach verständlich, intuitiv nutzbar und attraktiv sein. 

• Durchgängige Integration: Verwaltungsvorgänge müssen komplett digital bearbeitet werden können ohne Medienbrüche. 

• Offene und skalierbare Architektur: Bundesweit, interoperabel, datenschutzkonform und anschlussfähig für weitere Partner. 

• Mehrwerte ab dem ersten Tag: Digitalisierung darf sich nicht wie ein Umweg anfühlen, sondern muss reale Vorteile bringen für Alle. 

So könnte ein bundesweites, einheitliches digitales Postfach aussehen – unsere Vision: 

• Du hast ein persönliches, sicheres zentrales Postfach, das Du auch mobil nutzen kannst. 

• Alle in Deutschland ansässigen Behörden – egal ob Kommune, Land oder Bund – schicken Dir ihre Nachrichten an genau dieses eine Postfach. 

• Du kannst nach Zuständigkeiten, Vorgängen oder Themen filtern. Je nach Bedarf kannst Du den Zugriff für weitere Institutionen (z.B. Krankenkasse, Bank) freigeben. 

• Du siehst auf einen Blick offene Vorgänge, dringende Termine oder fehlende Nachweise und kannst von überall darauf reagieren. 

• Bei Bedarf helfen Dir digitale Assistenten (z.B. Chatbots) beim Verständnis von Inhalten oder dem Ausfüllen von Formularen. 

• Du bekommst push-Benachrichtigungen über neue Nachrichten, Erinnerungen oder Fristen. 

• Der Zugang ist niedrigschwellig: per App, Browser, oder integriert in bestehende Bürgerkonten (z.B. BundID). Für Behörden ist die Anbindung technisch und organisatorisch einfach. 

• Klare Datenschutzregeln, Transparenz und individuelle Kontrolle über Deine Daten und Zugriffsrechte sind selbstverständlich integriert. 

Das Whitepaper, das in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer Institut FIT, der Universität Bayreuth, fim und byte entstand, skizziert hierzu ein Stufenmodell, wie wir gemeinsam schrittweise zu diesem Zielbild gelangen können mit konkreten Empfehlungen für Deutschland. 

Die Verwaltung der Zukunft entsteht nicht von allein, sondern durch Dialog. Es braucht Kollaborationen und mutige Pilotprojekte, die schnell nutzerorientiert Mehrwert schaffen. Wir sehen Bayern als Vorreiter für innovative, bürgernahe Lösungen und einen bundesweiten Modellraum, aber Digitalisierung darf und sollte nicht an Landesgrenzen enden. 

Das Whitepaper liefert dazu fundierte Analysen, Praxisbeispiele, Chancen und Herausforderungen sowie sieben pragmatische Handlungsempfehlungen. Es ist ausdrücklich auch ein Aufruf an Dich: Diskutiere mit, bringe Erfahrungen und Erwartungen ein, fordere Verwaltung heraus, probiere Pilotangebote – und hilf mit, aus digitalen Lösungen echte gesellschaftliche Mehrwerte zu machen. 

Neugierig geworden? Das vollständige Whitepaper mit allen Details zu erfolgreichen Modellen, Erfahrungen u.a. aus De-Mail, Potenzialanalysen am Beispiel Wohngeld- und Kreditantragsverfahren, Handlungsempfehlungen und Ausblicken findest Du hier: